Constat d'état à la réception : prouver l'état de l'appareil

Le constat d'état à la réception, c'est le relevé de l'appareil au moment où le client le dépose : ce qui s'allume, ce qui ne marche pas, les rayures déjà présentes. Fait au comptoir, daté et signé par le client, il règle d'avance la question « l'écran était déjà rayé ? ». Dans SoftRepair, il s'appelle « État à la réception » et il est disponible sur tous les plans.

Saisir l'état à la création de l'intervention

Sur le formulaire de création au comptoir, un bloc repliable « État à la réception » apparaît sous la description du problème. Il est facultatif, sauf si vous l'avez rendu obligatoire dans les paramètres. Ouvrir le bloc ne crée rien : l'état n'est enregistré que si vous avez renseigné quelque chose.

Chaque point se règle sur trois choix : OK, KO ou Non testé. Tous démarrent à « Non testé ». Sur un KO, un champ de précision (120 caractères) permet de noter, par exemple, « fissure en bas à gauche ».

Deux boutons couvrent le cas où le test est impossible : « Ne s'allume pas » et « Verrouillé, code non fourni ». Les points de fonctionnement passent alors à « Non testé » et une mention automatique l'indique sur le papier. Les points d'aspect (rayures, chocs) restent saisissables : un appareil éteint peut très bien être rayé. Ne notez jamais de code de déverrouillage dans ces champs.

Les points proposés selon le type d'appareil

SoftRepair propose dix listes, et choisit celle qui correspond au type de l'appareil sélectionné : Smartphone, Tablette, Ordinateur portable, Ordinateur, Console, TV, Audio, Montre, Électroménager et Autre appareil. « Changer de type » permet d'en prendre une autre ; si des réponses sont déjà saisies, une confirmation prévient qu'elles seront perdues.

• Un smartphone compte dix points, dont « S'allume et démarre », « Écran tactile », « Charge (connecteur, câble) », « Dégâts visibles (rayures, fissures, chocs) » et « Témoin d'oxydation ou d'humidité ».

• Une console propose les manettes et le lecteur de disque ou de cartouche, un appareil électroménager l'alimentation et les fuites.

La liste est indicative. Les points d'aspect portent l'étiquette « Aspect » ; le champ de remarques libres complète le reste (accessoires laissés, par exemple).

La carte « État à la réception » de la fiche

Sur la fiche d'intervention, la carte « État à la réception » dit où en est le relevé. Sans relevé, elle affiche « État non relevé » et un bouton « Relever l'état » : un dépôt fait trop vite au comptoir se rattrape donc ensuite. Avec un relevé, elle montre le décompte, les points KO avec leur précision, un détail repliable, le modèle utilisé et la version, par exemple « Smartphone · version 1 ». Les personnes autorisées à modifier l'intervention y accèdent à « Modifier » ou « Corriger l'état ».

Les paramètres de l'atelier

Les réglages se trouvent dans Paramètres, à l'entrée « État à la réception », réservée au rôle Gérant. Ils ne dépendent d'aucun module :

• « État à la réception obligatoire » : l'état est alors exigé à la création au comptoir et à la prise en charge. « Non testé » reste une réponse valable : l'obligation porte sur le fait de faire le relevé, pas sur son résultat. Elle ne s'applique pas à la conversion d'un rendez-vous à domicile.

• Masquer un point fourni : chaque point a un interrupteur Affiché ou Masqué, par type d'appareil.

• Ajouter vos points (80 caractères, de nature « Fonction à tester » ou « Aspect visuel »), par exemple « NFC », et les supprimer. Une liste affiche 15 points au maximum.

• « Revenir à la liste fournie » pour un type d'appareil. Les états déjà relevés gardent la liste qu'ils avaient.

Les points fournis se masquent, mais ne se renomment pas et ne se réordonnent pas.

Sur le bordereau PDF et dans la prise en charge signée

Le relevé est repris sur le bordereau A5, sur tous les plans, et sur le PDF de la prise en charge signée, à partir du plan Pro. Sur le bordereau, le bloc « État à la réception » suit la description du problème : les points KO en tête, en gras, avec le mot « KO » et leur précision, puis les autres points en deux colonnes, écrits en toutes lettres pour rester lisibles en noir et blanc. Sans relevé, rien n'est imprimé : pas de grille vierge.

En bas de page, une zone « Signature du client » reprend une phrase de reconnaissance (le relevé décrit l'état apparent à la réception, ce n'est pas un diagnostic, les points « non testé » n'ont pas été vérifiés), la date et l'heure de réception, le nom du client, un « Identifiant du relevé » (la référence de l'intervention suivie de la version, comme « -v1 ») et une place pour signer à la main. La mention « Un exemplaire conservé par l'atelier » rappelle que le papier signé est à garder. Le document suit la langue légale de l'atelier.

Avec le module « Prise en charge avec signature » (plan Pro), la fenêtre de prise en charge reprend l'état de la fiche, avec la ligne « Repris de l'état relevé le… », et vous pouvez le corriger avant la signature. Le client le relit en lecture seule sur la tablette ou la page de signature, et le PDF signé contient le bloc et la phrase de reconnaissance. L'atelier en garde une copie figée. Le détail de la signature est dans l'article sur la prise en charge avec signature électronique.

Que veut dire « versionné »

Versionné veut dire que l'état est numéroté et qu'une fois imprimé ou signé, il n'est plus réécrit : on le corrige par une version suivante.

1. La première saisie est la version 1. Tant qu'elle n'a pas servi, enregistrer de nouveau la remplace : les retouches faites au comptoir ne créent pas d'historique.

2. Elle est figée à la première impression du bordereau (avec un état), ou à la création d'une prise en charge.

3. Ensuite, « Corriger l'état » crée la version 2 (message « État corrigé : version 2 enregistrée. ») et conserve la 1. Enregistrer sans rien changer ne crée pas de version.

4. Réimprimer une version déjà imprimée porte la mention « Duplicata ».

La prise en charge signée garde sa propre copie figée de l'état.

À la restitution : relire l'état du dépôt

Quand vous rendez l'appareil, l'état relevé reste sur la fiche et sur les documents du dépôt. Prenez une minute au comptoir : vous ouvrez la carte, vous lisez les points KO, vous regardez l'appareil avec le client. Si un défaut n'est pas dans le relevé, vous partez tous les deux de la même base. La remise est décrite dans l'article sur la remise de l'appareil au client.

Ce que le relevé prouve, et ce qu'il ne prouve pas

Un relevé daté, fait devant le client et signé par lui, est une pièce utile en cas de désaccord, pour l'atelier comme pour le client. Je ne prête pas au document une valeur juridique précise. Il décrit un état apparent, ce n'est pas un diagnostic, et le logiciel ne vérifie pas l'identité de la personne qui signe. Pour la portée de vos conditions, rapprochez-vous de votre conseil.

Questions fréquentes

Le constat est-il obligatoire ?

Non, sauf si le gérant active « État à la réception obligatoire » dans les paramètres. L'obligation porte sur la création au comptoir et la prise en charge.

Faut-il un plan particulier ?

Non pour la saisie, la carte de la fiche, les paramètres et le bordereau. La signature du client sur tablette passe par le module de prise en charge, à partir du plan Pro.

Puis-je corriger l'état après l'avoir imprimé ?

Oui. La version imprimée reste conservée et votre correction crée la version suivante.

Puis-je adapter la liste à mon métier ?

Oui : masquez des points fournis ou ajoutez les vôtres.

Pour tester le relevé sur vos propres dépôts, SoftRepair s'essaie gratuitement pendant 14 jours.