Réparer à distance : envois postaux et suivi des colis
Pour réparer à distance, vous enregistrez chaque colis sur la fiche de l'intervention : un colis « Aller » quand le client vous envoie son appareil, un colis « Retour » quand vous le lui renvoyez. SoftRepair garde le transporteur, le numéro de suivi, le statut et les frais de port, prévient le client par email à trois étapes et vous laisse ajouter le port au devis ou à la facture. Tout cela relève du module Envois postaux, disponible à partir du plan Pro.
Activer le module et régler les notifications
Le module « Envois postaux » s'active comme les autres modules de l'atelier (voir l'article sur l'activation des modules). S'il n'apparaît pas dans votre liste, écrivez-moi et je l'active pour vous. Une fois activé, il ajoute une entrée « Envois postaux » dans le menu et une page de réglages dans Paramètres.
Dans Paramètres, « Envois postaux », vous choisissez un transporteur par défaut, présélectionné à chaque nouveau colis. Vous réglez aussi les « Notifications automatiques » : un interrupteur par étape, que vous activez ou non.
« Colis reçu à l'atelier » : prévient le client quand son colis arrive chez vous.
« Colis réexpédié » : prévient le client quand l'appareil est renvoyé.
« Colis livré » : prévient le client quand le colis retour est livré.
Ces emails partent à condition que le module Email soit actif, que la fiche du client porte une adresse et que ses notifications email ne soient pas coupées. Ils partent dans la langue de la fiche du client.
Enregistrer un colis sur la fiche d'intervention
Sur la fiche d'une intervention, le panneau « Envois postaux » est coupé en deux : « Aller (reçus) » et « Retour (envoyés) », avec les boutons « Enregistrer un colis reçu » et « Enregistrer un envoi ». Le formulaire demande :
le sens : « Colis reçu (aller) » ou « Envoi (retour) » ;
le transporteur : Colissimo, Mondial Relay, DHL, UPS ou Autre ;
le statut : « En attente », « En transit », « Livré » ou « Annulé » ;
le numéro de suivi, obligatoire dès que le colis n'est plus « En attente » ;
les dates, libellées selon le sens (« Envoyé le » et « Reçu à l'atelier le » pour un aller, « Expédié le » et « Livré au client le » pour un retour) ;
les frais de port en euros, ou la case « Le client a payé l'envoi directement » ;
des notes libres.
Pour Colissimo, Mondial Relay, DHL et UPS, SoftRepair fabrique le lien de suivi à partir du numéro : un clic ouvre la page du transporteur. Avec « Autre », le numéro est conservé mais aucun lien n'est généré. Les photos de l'appareil à la réception se joignent à l'intervention elle-même, dans « Pièces jointes » (vous pouvez aussi les envoyer depuis un téléphone avec le QR code d'envoi de photos).
Suivre tous les colis au même endroit
La page « Envois postaux » du menu liste tous les colis de l'atelier, avec le sous-titre « Suivi des colis aller et retour ». Chaque ligne indique le sens, le transporteur, le suivi, le statut, l'intervention concernée et la date de création. Deux filtres, « Tous les sens » et « Tous les statuts », isolent par exemple les colis encore « En transit ». Vous modifiez ou supprimez un colis depuis cette liste comme depuis la fiche.
Pour un colis Colissimo qui a un numéro de suivi, un bouton « Rafraîchir le suivi » interroge le suivi de La Poste (quand ce service répond) et met le statut à jour : « En transit » ou « Livré », avec la date de livraison. Pour les autres transporteurs, vous changez le statut vous-même après avoir regardé le suivi sur leur page.
Les emails au client suivent le statut du colis
Les emails partent quand le statut d'un colis change, pas à sa création. La règle est précise :
colis aller passé à « Livré » : email « Colis reçu à l'atelier » (l'appareil va être pris en charge) ;
colis retour passé à « En transit » : email « Appareil réexpédié » ;
colis retour passé à « Livré » : email « Colis livré ».
Concrètement, enregistrez le colis aller dès que le client vous donne son numéro, puis passez-le à « Livré » le jour où vous l'ouvrez. Faites de même pour le retour. Un colis créé directement avec le statut « Livré » ne déclenche pas d'email.
Refacturer les frais de port
Si vous avez avancé le port, saisissez son montant sur le colis. Sur un devis ou une facture en brouillon, un encart « Frais de port à ajouter » propose les colis des interventions du document : un clic ajoute une ligne « Frais de port » et les totaux sont recalculés. Le port refacturé fait partie du prix de la prestation : il suit le même taux de TVA que la réparation (article 267 du CGI et BOFiP BOI-TVA-BASE-10-10-10). SoftRepair applique le taux par défaut de votre atelier, soit 20 % pour un atelier assujetti au taux normal, et aucune TVA pour un atelier en franchise en base, dont la facture porte alors la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Le montant saisi sur le colis est traité comme un prix hors taxe, la TVA s'y ajoute : si vous êtes assujetti, saisissez le port hors taxe. Si vous êtes en franchise, la TVA du transporteur ne se récupère pas : saisissez le montant TTC que vous avez payé. L'ajout n'est possible que sur un brouillon non numéroté : une facture validée ne se modifie plus.
Quand le client a payé le transport lui-même, cochez « Le client a payé l'envoi directement ». Le montant est effacé et le colis n'apparaît plus parmi les frais à refacturer. Les devis et factures sont décrits dans l'article sur le cycle commercial.
Questions fréquentes
Quels transporteurs puis-je utiliser ?
Colissimo, Mondial Relay, DHL, UPS et « Autre » pour tout le reste. Le lien de suivi automatique n'existe que pour les quatre premiers.
SoftRepair imprime-t-il les étiquettes d'expédition ?
Non. Le module suit les colis, il n'édite ni étiquette ni document de douane. Vous créez l'envoi chez votre transporteur, puis vous reportez son numéro dans SoftRepair.
Le statut du colis change-t-il le statut de la réparation ?
Non. Le statut du colis est propre au module et ne modifie jamais celui de l'intervention.
Le client voit-il ses colis dans son espace client ?
Non. Le suivi des colis se lit côté atelier, et le client est prévenu par les emails automatiques. Le portail client, quand il est activé, montre l'avancement de la réparation.
Pour tester le suivi de colis sur une vraie réparation, SoftRepair s'essaie gratuitement pendant 14 jours, sur chacune des offres.