Mentions obligatoires d'une facture en France, Belgique et Luxembourg
Ce qui rend une facture de réparation conforme dépend du pays de l'atelier qui l'émet : mentions légales, langue, régime de franchise de TVA. Le pays du client n'intervient que pour une opération transfrontalière. SoftRepair imprime les mentions du pays de l'atelier, fige l'identité de l'atelier et du client à l'émission et traite le client étranger (pays, numéro de TVA vérifié au VIES, autoliquidation). Il ne remplace pas votre comptable pour les cas limites.
Le pays de l'atelier décide des mentions
Le pays renseigné dans les réglages de l'atelier fixe ce que SoftRepair imprime sur les factures, avoirs et devis.
France : franchise de TVA : « TVA non applicable, article 293 B du CGI » ; identité imprimée : « EI » pour un entrepreneur individuel ; pour une société, la forme, le capital, « RCS », la ville du greffe et le SIREN ; retard de paiement : pénalités pour tous les clients, indemnité de 40 € pour le client professionnel.
Belgique : franchise de TVA : « Régime particulier de la franchise de taxe » ou « Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting » ; identité imprimée : forme légale (SRL ou BV, SA ou NV...), numéro d'entreprise, « RPM » et tribunal de l'entreprise ; retard de paiement : clause uniquement pour le client professionnel.
Luxembourg : franchise de TVA : mention officielle de l'article 57bis de la loi modifiée du 12 février 1979 ; identité imprimée : forme juridique, « R.C.S. Luxembourg » et numéro, numéro d'autorisation d'établissement ; retard de paiement : intérêts légaux pour tous, plus 40 € pour le client professionnel.
Sources : en France, article 293 E du CGI et articles R. 123-237, L. 441-10 et D. 441-5 du Code de commerce ; en Belgique, arrêté royal n° 1 (article 5, § 1er, 10°quater) et Code des sociétés et des associations (article 2:20) ; au Luxembourg, loi du 12 février 1979 (articles 57bis et 63) et guichet.lu.
Deux précisions. En France, la mention de franchise passe au CIBS (article L. 233-3) le 1er janvier 2027, mais l'ancienne reste admise jusqu'au 30 juin 2028 (BOFiP, actualité du 7 octobre 2026) : SoftRepair imprime encore l'ancienne, la date de bascule n'est pas fixée. Au Luxembourg, SoftRepair imprime le numéro d'autorisation d'établissement (s'il est renseigné) mais pas son code-barres en deux dimensions, que la fiche du ministère de la Protection des consommateurs demande aussi : ce point reste ouvert.
La langue de la facture suit le siège de l'atelier, jamais le client
En Belgique, la région du siège d'exploitation impose la langue des factures. En Flandre, le décret flamand du 19 juillet 1973 impose le néerlandais, sous peine de nullité. SoftRepair pose donc la question dans Paramètres, Facturation, « Langue de vos factures » : néerlandais, français ou allemand, avec la région en repère. À Bruxelles, la règle de choix entre français et néerlandais n'est pas tranchée : demandez à votre comptable.
Un client wallon d'un atelier gantois reçoit donc une facture en néerlandais. La langue légale est distincte de celle de votre interface et de celle des emails au client. En France, les documents sont en français. Au Luxembourg, aucune langue n'est imposée (l'administration peut demander une traduction en français ou en allemand) et SoftRepair édite en français.
L'identité de l'atelier et du client est figée à l'émission
En France, une facture sans l'adresse et le numéro d'entreprise de son émetteur est irrégulière (annexe II du CGI, article 242 nonies A). SoftRepair applique la même exigence dans les trois pays : il refuse de valider une facture ou un avoir, ou d'envoyer un devis, tant que ces champs manquent, et dit lesquels (adresse, SIRET et SIREN en France, numéro d'entreprise en Belgique, numéro RCS au Luxembourg). En mode démonstration, un avertissement remplace le refus.
À la validation (à l'envoi pour un devis), l'identité de l'atelier et la fiche du client sont enregistrées avec le document. Si vous changez d'adresse ou si le client déménage, les factures déjà émises ne bougent pas.
Client d'un autre pays : pays, numéro de TVA, VIES
Sur la fiche client, trois champs comptent : « Type de client » (particulier ou professionnel), « N° TVA » et « Pays ». Le pays est celui de l'atelier par défaut, et il s'imprime sur le document quand il diffère. Le numéro de TVA doit commencer par le préfixe du pays du client, et son format et sa clé sont contrôlés pour la France, la Belgique et le Luxembourg.
Pour un professionnel d'un autre État de l'Union européenne, SoftRepair interroge le VIES, la base de la Commission européenne, à l'enregistrement de la fiche puis à la validation de la facture. Une confirmation de moins de 30 jours suffit (durée que je fais valider par les cabinets). La fiche affiche « Numéro de TVA confirmé au VIES le … » ; le numéro de consultation est conservé et repris dans les exports sous « Référence VIES ».
Numéro refusé : le client est traité comme un particulier, avec la TVA du pays de l'atelier.
VIES injoignable : la facture reste en brouillon, un message l'explique et SoftRepair relance seul la vérification du numéro dix minutes plus tard, puis vous revalidez. Pour une autoliquidation ou une livraison intracommunautaire, la directive laisse jusqu'au 15 du mois suivant pour émettre (article 222).
Autoliquidation : ce que SoftRepair décide
La règle européenne : une réparation faite pour un professionnel d'un autre État membre est taxée chez lui (article 44 de la directive). Il autoliquide la TVA (article 196), et la facture porte la mention « Autoliquidation », le numéro de TVA des deux parties et l'adresse complète du client avec son pays (article 226, points 3, 4, 5 et 11 bis).
SoftRepair décide ligne par ligne. Quand le client est un professionnel confirmé au VIES, la ligne affiche « Autoliq. » à la place d'un taux, et la mention s'imprime sous les totaux dans la langue du document (« Autoliquidation », « Btw verlegd », « Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers »). Une ligne sans TVA et sans motif légal bloque la validation (plus de « 0 % » libre). Pour l'autoliquidation, le numéro de TVA de l'atelier et l'adresse complète du client (pays compris) sont aussi obligatoires.
Une pièce posée pendant la réparation suit la réparation (autoliquidation), choix que je fais valider par les cabinets. Pour une pièce vendue seule à un professionnel d'un autre État membre, l'exonération (article 138) suppose une expédition : renseignez « Pays d'expédition » et « Preuve d'expédition » (numéro de suivi), sinon la TVA normale s'applique. L'export « État UE » de l'Espace Comptable (CSV) prépare l'état récapitulatif (article 262) ; il ne le dépose pas.
Un atelier en franchise n'a pas de TVA à autoliquider. Un particulier d'un autre pays de l'Union est facturé avec la TVA du pays de l'atelier quand le travail y est exécuté (article 54).
Client hors de l'Union : exportation
Un bien expédié hors de l'Union avec preuve de transport est exonéré (article 146 de la directive). Renseignez le pays et la preuve d'expédition : la ligne passe sans TVA et la mention d'exonération s'imprime. Un appareil réparé qui repart hors de l'Union suit la même logique pour un client sans numéro de TVA (article 146, § 1, d) ; un professionnel hors Union reçoit la mention « hors champ » (article 44). Ces mentions sont proposées et leurs traductions restent à valider : voyez-les avec votre comptable.
Ce que SoftRepair ne couvre pas encore
Je préfère le dire : SoftRepair produit des PDF, pas de facture électronique structurée, et je ne promets aucune conformité à la facturation électronique. En Belgique, la facture Peppol est obligatoire depuis le 1er janvier 2026 entre assujettis établis en Belgique, y compris en franchise (efacture.belgium.be) : un atelier belge qui facture des entreprises belges doit s'équiper ailleurs. En France, l'émission électronique s'impose aux PME et micro-entreprises le 1er septembre 2027 (impots.gouv.fr). Au Luxembourg, les marchés publics exigent déjà Peppol ou MyGuichet.lu (guichet.lu).
Questions fréquentes
Dois-je écrire la facture dans la langue de mon client ?
Non. La langue légale suit le siège de l'atelier. Le client peut recevoir ses emails dans sa langue, mais la facture reste dans la vôtre.
Comment corriger une facture avec la mauvaise mention ?
Une facture envoyée ou payée ne se modifie plus : on émet un avoir, puis une nouvelle facture.
Ces mentions suffisent-elles pour être en règle ?
Je ne peux pas le promettre. Je décris la règle et ce que le logiciel imprime ; les cas limites se règlent avec votre comptable.
SoftRepair s'essaie gratuitement pendant 14 jours, sur chacune des offres : créez votre atelier, réglez le pays et la langue de vos factures, puis validez une première facture. Lancer l'essai gratuit.