Inventaire de stock au téléphone : compter en équipe, étape par étape

Pour faire l'inventaire de votre stock au téléphone, vous ouvrez un inventaire dans SoftRepair, vous affichez son QR code, et chaque membre de l'équipe le scanne, choisit son nom, saisit son code personnel et compte les produits. Le gérant passe ensuite les écarts en revue et valide : le stock est corrigé et un rapport PDF et Excel est disponible. La fonction vient avec le module Stock, à partir du plan Pro.

Ce qu'il faut préparer avant le premier comptage

Chaque personne qui compte doit avoir réglé son code de comptage. Elle le fait dans son profil, rubrique « Code de comptage » : de 4 à 6 chiffres, avec son mot de passe actuel pour confirmer. SoftRepair refuse les codes trop faciles (1234, 0000, suites et chiffres identiques).

Le gérant, les techniciens et les secrétaires peuvent compter. Quelqu'un sans code n'apparaît tout simplement pas dans la liste du téléphone. Le comptable ne compte pas : il consulte les inventaires terminés (plus bas).

Étape 1 : le gérant ouvre l'inventaire

Seul le gérant ouvre un inventaire, depuis le menu Catalogue, rubrique « Inventaires », bouton « Ouvrir un inventaire ». Quatre choix à faire :

• Activité pendant le comptage : « Atelier ouvert » (vous continuez à vendre et à poser des pièces, le stock attendu est relevé au moment de chaque comptage) ou « Stock gelé » (aucun mouvement possible sur les produits concernés tant que l'inventaire est ouvert, plus simple à compter).

• Portée : « Complet » (tous les produits actifs, et les inactifs qui ont du stock) ou « Partiel » (les produits choisis par catégorie, fournisseur ou marque).

• Comptage : « À l'aveugle » (le stock attendu et les écarts restent cachés, ce qui rend les comptages plus fiables) ou « Quantité affichée ».

• Motif obligatoire au-delà de : un seuil en euros ou en unités. Un écart qui le dépasse ne se valide qu'avec un motif.

Le périmètre est figé à l'ouverture : un produit créé pendant le comptage n'y entre pas. Un seul inventaire peut être ouvert à la fois dans l'atelier.

Étape 2 : le QR code « Compter avec un téléphone »

Sur la page de l'inventaire, le bouton « Compter avec un téléphone » affiche un QR code et le lien de comptage, que vous pouvez copier. Ce lien est créé à la première ouverture de la fenêtre, puis reste le même. Le bouton « Régénérer » en crée un nouveau et l'ancien cesse de fonctionner aussitôt : à réserver au cas où le lien a circulé là où il ne devait pas.

La page de comptage s'ouvre dans le navigateur du téléphone, sans application à installer et sans compte à créer. Elle est protégée par le lien, puis par le code personnel de chacun.

Étape 3 : chacun compte avec son code

Au scan, le téléphone demande « Qui compte ? ». Chaque personne choisit son nom (affiché sous la forme « Prénom N. ») et saisit son code. Après cinq codes faux, la personne est bloquée 15 minutes.

Pour trouver un produit, trois moyens : la caméra du téléphone (« Scanner avec la caméra », qui exige une connexion sécurisée HTTPS), une douchette Bluetooth, ou la recherche par code-barres, référence ou nom. Deux façons de saisir : « Saisir la quantité », ou « Chaque scan ajoute 1 » pour compter une pile de pièces identiques.

1. Scannez ou cherchez le produit.

2. Indiquez la quantité comptée et validez.

3. Retrouvez tout ce que vous avez compté dans l'onglet « Mes comptages ».

Si un collègue a déjà compté ce produit, le téléphone affiche « Ce produit est déjà compté » avec deux choix : « Remplacer » garde seulement votre quantité, « Ajouter » la cumule à l'autre (utile quand le même produit est rangé à deux endroits).

Le comptage supporte les coupures de réseau. Hors connexion, les comptages restent « en attente d'envoi » et partent au retour du réseau, à condition de ne pas fermer la page. En mode « Atelier ouvert », un comptage en attente est daté de son envoi, pas du moment du scan : comptez chaque produit en une seule fois.

Étape 4 : « J'ai fini » et la revue des écarts

Quand une personne a terminé, elle touche « J'ai fini ». Le téléphone résume ce qu'elle a fait (« Vous avez fait X comptages sur Y produits »), puis elle valide avec « Terminer mon comptage ». Les boutons restent éteints tant qu'un de ses comptages attend d'être envoyé.

Le gérant voit un bloc de plus : combien de produits restent à compter ou à recompter, et qui compte encore. Il peut terminer son propre comptage et passer l'inventaire en revue d'un seul geste, avec « Terminer et passer en revue ». Sur l'écran de l'ordinateur, la liste « Au téléphone » indique pour chaque personne si elle compte encore ou si elle a terminé.

« Passer en revue » ferme le comptage sur tous les téléphones. Le gérant traite alors les écarts, avec des filtres : « Tous », « Écarts seulement », « Au-dessus du seuil », « Sans motif », « Non comptés ». Pour chaque ligne, il voit le théorique, le compté et l'écart, et choisit un motif : casse, perte ou vol, erreur de saisie antérieure, mouvement non enregistré ou inconnu, avec une note si besoin. « Recompter » renvoie un produit au comptage, et « Revenir au comptage » rouvre l'inventaire tant qu'il n'est pas validé.

Dans un inventaire complet, les produits non comptés passeront à 0 à la validation. L'écran affiche leur nombre et la valeur qui disparaît du stock avant que vous validiez.

Étape 5 : validation, rapport et accès du comptable

« Valider l'inventaire » est définitif : chaque écart corrige le stock, au coût moyen pondéré, et laisse une trace dans l'historique des mouvements de stock. La validation est refusée tant qu'un produit est à recompter ou qu'un écart au-dessus du seuil n'a pas de motif. « Annuler l'inventaire » ne touche pas au stock et garde l'inventaire consultable avec son motif.

Un inventaire validé offre deux boutons : « Rapport PDF » et « Rapport Excel ». Le PDF reprend l'en-tête de l'atelier, les réglages, la synthèse, la répartition des écarts par motif et par catégorie, et le détail. Il est rédigé dans la langue légale de l'atelier. Le fichier Excel est toujours en français.

Votre comptable, s'il a un accès SoftRepair, trouve une rubrique « Inventaires » dans son Espace Comptable. Il voit les inventaires validés ou annulés et peut télécharger leurs rapports, sans pouvoir ouvrir ni modifier quoi que ce soit.

Questions fréquentes

Peut-on compter sans téléphone ?

Oui. Le comptage se fait aussi à l'écran de l'ordinateur, ou avec une feuille Excel : « Télécharger la feuille Excel », remplissage en rayon, puis « Déposer la feuille ». Au-delà de 5 000 lignes, la feuille n'est plus proposée.

Que se passe-t-il si deux personnes comptent le même produit ?

Le second compteur voit « Ce produit est déjà compté » et choisit entre remplacer la quantité et l'ajouter. Chaque saisie est conservée dans l'historique du comptage.

Faut-il fermer l'atelier pendant l'inventaire ?

Non, si vous choisissez « Atelier ouvert ». Avec « Stock gelé », les produits du périmètre ne peuvent plus bouger tant que l'inventaire est ouvert.

Qui peut valider ?

Le gérant, et lui seul : ouvrir, passer en revue, valider et annuler lui sont réservés. Techniciens et secrétaires comptent et saisissent les motifs.

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