Facture émise : pourquoi elle ne change plus, et l'avoir pour corriger
Dans SoftRepair, une facture, un avoir ou un devis qui sort du brouillon ne change plus : son PDF est rendu une seule fois, rangé, puis c'est ce fichier qui est affiché, envoyé par email, proposé dans l'espace client et repris dans les exports. Pour corriger une facture déjà émise, on ne la modifie pas : on émet un avoir. Ce figeage du PDF est livré depuis la version 3.59 d'octobre 2026.
Que se passe-t-il quand je valide une facture ?
Au clic sur « Valider », la facture reçoit son numéro légal et quatre éléments sont fixés d'un coup.
Le numéro, de série FA pour les factures et AV pour les avoirs. Il ne peut plus être modifié.
L'identité de l'atelier et celle du client, telles qu'elles sont ce jour-là : nom, adresse, numéro d'entreprise, numéro de TVA, langue légale des documents et coordonnées bancaires pour l'atelier ; nom, adresse, pays, numéro de TVA et type de client pour le client.
Le traitement de TVA : assujetti ou franchise à la date de la facture.
Le PDF lui-même, rendu en arrière-plan par le serveur puis rangé dans un stockage privé, sous un nom secret impossible à deviner. Aucune adresse publique du fichier n'est communiquée : il se lit par une route autorisée.
Pour un devis, le geste est « Envoyer » : le numéro est attribué, le PDF est figé, et l'écran prévient que le devis ne pourra plus être modifié.
Ce que l'atelier y gagne
Avant ce changement, le PDF était recalculé à chaque consultation avec les réglages du jour. Un atelier qui passait en franchise de TVA, changeait d'adresse ou de logo voyait ses anciennes factures réimprimées autrement que l'original. Ce n'est plus possible.
Face à un client
Le client qui conteste une facture retrouve exactement le document qu'il a reçu. L'email, l'espace client et l'export groupé servent les mêmes octets.
Face à un contrôle
La directive TVA 2006/112/CE demande que l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture soient assurées de son émission jusqu'à la fin de sa période de conservation (article 233). Un fichier rendu une fois et jamais réécrit va dans ce sens. Je ne dis pas qu'il suffit à lui seul : la directive n'exige aucune signature (article 229), et SoftRepair n'est ni certifié NF525 ni plateforme agréée de facturation électronique.
Face à son comptable
Le comptable qui télécharge les factures d'une période depuis l'Espace Comptable, avec le bouton « Tous les PDFs », reçoit les fichiers figés, pas une nouvelle mise en page.
Pourquoi une facture émise ne se modifie pas
Une facture émise garde son contenu pour une raison simple : le CGI exige pour chaque facture un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue (article 242 nonies A de l'annexe II du CGI, point 7°). Réécrire ou effacer une facture numérotée laisserait un trou ou un doublon dans la série.
Après validation, seuls le statut, la date de paiement et les notes internes, qui ne s'impriment pas, peuvent encore changer. Toute autre modification est refusée avec le message « Une facture envoyée ou payée ne peut plus être modifiée. ». La facture ne se supprime pas non plus : seul un brouillon se supprime.
La directive prévoit la bonne méthode : un document qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque est assimilé à une facture (article 219). C'est l'avoir.
Corriger une facture émise avec un avoir
Ouvrez la facture validée ou payée et cliquez sur « Émettre un avoir ». Ce bouton est réservé au Gérant.
Saisissez le motif. Il est obligatoire et s'imprime sur l'avoir.
Cliquez sur « Créer l'avoir ». SoftRepair crée un brouillon qui reprend les lignes de la facture.
Vérifiez-le. Pour un avoir partiel, ajustez ses lignes : le total ne peut pas dépasser ce qui reste à couvrir sur la facture.
Cliquez sur « Valider ». L'avoir reçoit son numéro et son PDF est figé à son tour.
Émettez ensuite la facture correcte, si le client doit encore quelque chose.
Le PDF de l'avoir porte la mention « Avoir rectificatif sur facture n° … du … » avec le motif. Une facture n'accepte qu'un avoir brouillon à la fois. Quand les avoirs couvrent toute la facture, les produits sont remis en stock et les appareils reconditionnés remis en vente.
Pour un devis envoyé, c'est plus simple : le bouton « Dupliquer » en crée une copie en brouillon. Le devis envoyé reste tel que le client l'a reçu. Le gérant peut encore le supprimer, ce qui n'est pas possible pour une facture.
Les limites à connaître
Les documents émis avant la version 3.59 ont tous été figés lors de sa mise en service, avec le gabarit en vigueur ce jour-là : ils ne bougent plus non plus.
Un brouillon n'est jamais figé : il se recalcule à chaque affichage, c'est son rôle.
Si le stockage est en panne un instant, le PDF est servi à la volée et le figeage est retenté. Un fichier déjà figé n'est jamais réécrit.
Le figeage n'est pas une facture électronique au sens de la réforme française de 2026 et 2027.
Sources : directive 2006/112/CE, articles 219, 229 et 233 (EUR-Lex, version consolidée du 14/04/2025) ; annexe II du CGI, article 242 nonies A (Légifrance, version du 1er janvier 2025). Points revérifiés sur ces deux pages le 18 octobre 2026.
Questions fréquentes
Je me suis trompé de client sur une facture déjà envoyée : que faire ?
Émettez un avoir qui annule la facture, puis une nouvelle facture au bon client. La première reste dans la série, avec son avoir qui la neutralise.
Le client voit-il le même PDF que moi ?
Oui. L'affichage dans l'atelier, l'email, l'espace client et l'export groupé lisent le même fichier figé.
Un PDF figé est-il signé ou certifié ?
Non. Il n'est pas signé, et la directive n'exige pas de signature. SoftRepair ne se présente ni comme certifié NF525 ni comme plateforme agréée.
Et si je change d'adresse ou de régime de TVA ?
Les factures déjà émises gardent l'adresse, l'identité et le traitement de TVA du jour où elles ont été émises. Les prochaines utiliseront vos nouveaux réglages.
Vous pouvez voir ces écrans vous-même : SoftRepair s'essaie gratuitement pendant 14 jours, sur chacune des offres (les devis et factures sont dans l'offre Pro). Lancer l'essai gratuit.