Donner accès à son comptable : l'espace comptable de SoftRepair
Pour donner accès à votre comptable, créez dans Paramètres, Utilisateurs, un utilisateur au rôle Comptable. Il lit vos factures et vos avoirs sans pouvoir les modifier, et il retrouve dans l'Espace Comptable la ventilation de TVA, la marge, les exports CSV, détaillé et FEC des ventes, l'état récapitulatif UE, les PDF groupés, l'inventaire du stock et les rapports d'inventaire validés. Il ne compte pas dans la limite d'utilisateurs de votre offre. Le rôle suppose le module Facturation, donc l'offre Pro ou supérieure. J'ai vérifié ce que voit ce rôle dans le code de la version 3.59.
Créer le compte du comptable
Connectez-vous en Gérant et ouvrez Paramètres, puis Utilisateurs.
Cliquez sur « Ajouter un utilisateur ».
Choisissez le rôle « Comptable ». Il n'est proposé que si le module Facturation est activé.
Renseignez son nom, son email et un mot de passe : un email de bienvenue lui est envoyé avec ses identifiants. Si l'envoi échoue, SoftRepair vous le dit et vous lui communiquez ses identifiants vous-même.
Le compteur d'utilisateurs de la page ne compte pas les comptables, et le message de limite le précise (« hors comptables ») : votre comptable ne prend la place d'aucun technicien.
Ce que voit réellement le comptable
Son menu se limite au tableau de bord, à Facturation (Factures), à l'Espace Comptable et aux pages Statistiques et Performances. Clients, interventions, rendez-vous, catalogue, devis, envois et réglages n'y figurent pas.
Les factures et les avoirs sont en lecture seule. Il peut les ouvrir et télécharger leur PDF. Valider ou modifier une facture lui est refusé, et émettre un avoir est réservé au Gérant.
Le livre de police lui est fermé : seuls le Gérant et le Technicien y accèdent.
Côté stock, si le module Stock est activé, il peut exporter l'inventaire en Excel, ouvrir les inventaires validés ou annulés (jamais ceux qui sont en cours) et télécharger le rapport, en PDF et en Excel, des inventaires validés.
Le tableau de bord lui montre notamment les factures impayées et en retard. Les pages Statistiques et Performances lui montrent l'activité de l'atelier, chiffre d'affaires et interventions compris : à savoir avant de lui ouvrir un compte.
Ce que contient l'Espace Comptable
La page se filtre par année, mois et statut (validée, payée, annulée). Deux onglets séparent la « TVA classique », pour les prestations et les ventes neuves, de la « TVA sur marge » pour les appareils d'occasion.
La ventilation de TVA
La carte « Ventilation TVA » donne, par taux, la base hors taxe et la TVA collectée, pour le facturé, les avoirs et le net. Les lignes sans TVA pour un motif légal (autoliquidation, exonération, hors champ) ont leur propre ligne, sans être confondues avec un taux nul. Pour un atelier en franchise, la page le dit et affiche la mention de franchise de son pays. Une carte « Marge brute » donne le chiffre d'affaires hors taxe, le coût, la marge et le taux par catégorie. Ces écrans aident à lire vos factures : ils ne remplacent ni votre déclaration de TVA ni le travail de votre comptable.
Une précision pour votre comptable : cette lecture se fait par date de facture. Pour une prestation de services, la TVA est en principe exigible à l'encaissement, sauf option pour les débits (article 269 du CGI, repris au Code des impositions sur les biens et services au 1er janvier 2027). Ce point est à valider avec votre comptable, qui saura comment rapprocher cette lecture de vos encaissements : l'écran ne le fait pas.
Les exports
CSV : une ligne par facture ou avoir (numéro, type, dates, client, statut, HT, TVA, TTC), avec le traitement de TVA, le pays et le numéro de TVA du client et la référence de vérification VIES. Les avoirs sortent en négatif.
Détaillé : une ligne par ligne de facture, avec le régime « Classique » ou « Marge » et le traitement de TVA.
FEC : voir ci-dessous.
État UE : l'état récapitulatif, par mois et par client, des prestations autoliquidées et des livraisons intracommunautaires (article 262 de la directive TVA). C'est une base de travail pour votre comptable, pas une déclaration déposée.
Tous les PDFs : un ZIP des factures de la période, préparé en arrière-plan et disponible sept jours dans « Exports récents ». Il contient les PDF figés à l'émission.
Stock et Inventaires : l'inventaire en Excel et les rapports des inventaires validés.
Le FEC : ce qu'il est, ce qu'il n'est pas
Le fichier des écritures comptables de l'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales regroupe toutes les écritures de tous les journaux de l'exercice. Celui de SoftRepair en a les 18 colonnes, séparées par des tabulations, en UTF-8, mais il contient seulement le journal des ventes : une écriture au compte client (411), une écriture de produit et une écriture de TVA collectée (445710) par facture, et leur inverse pour un avoir.
Il faut donc le lire comme un export des écritures de ventes au format FEC, pas comme le FEC complet de l'entreprise : achats, banque et autres journaux restent dans le logiciel de votre comptable. Ne le présentez pas comme votre FEC lors d'un contrôle, et ne comptez pas sur moi pour garantir qu'il soit accepté tel quel : c'est à votre cabinet d'en décider. Les limites que je connais :
L'exercice est supposé calendaire : l'export prend les factures de l'année civile choisie et le nom du fichier se termine par le 31 décembre, alors qu'un FEC réglementaire porte la date de clôture de l'exercice. Si le SIREN n'est pas renseigné dans vos informations, des « X » le remplacent.
Le hors-taxe ordinaire est écrit au compte 706000, y compris les pièces et les reconditionnés. La ventilation entre prestations et ventes reste à faire par votre comptable. Les traitements à TVA nulle ont chacun un compte proposé, à valider par le cabinet.
La TVA n'est pas ventilée par taux dans les écritures, et la date de validation écrite est celle de la facture.
Questions fréquentes
Mon comptable peut-il modifier ou supprimer une facture ?
Non. Son rôle est en lecture seule sur les factures. Une correction passe par un avoir émis par le Gérant.
Mon comptable compte-t-il dans mon nombre d'utilisateurs ?
Non. La page Utilisateurs l'exclut explicitement du décompte.
Mon comptable a besoin du livre de police : que faire ?
Le rôle Comptable n'y a pas accès. Le Gérant peut éditer le registre en PDF depuis Livre de police et le lui transmettre.
Quel export donner à mon comptable ?
Le plus utile est souvent le détaillé, avec la ventilation de TVA de l'écran. Le FEC des ventes convient s'il veut importer les ventes dans son logiciel, en gardant les limites ci-dessus à l'esprit. Demandez-lui ce qu'il préfère.
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