Appareils à récupérer : liste, rappel client et relance automatique
Pour les appareils terminés que le client ne vient pas chercher, SoftRepair tient une liste « À récupérer » (menu Interventions) : du plus ancien au plus récent, avec le solde à encaisser. Vous rappelez le client par SMS ou par email en deux clics, ou vous notez un appel. Avec les offres Pro et Pro+, un rappel automatique peut s'en charger à votre place.
La liste « À récupérer » : voir ce qui prend la poussière
Un appareil terminé (ou déclaré non réparable) que personne ne réclame encombre l'étagère, et son solde reste dans l'air. La liste « À récupérer » les rassemble tous, les plus anciens en premier. Elle est dans le menu Interventions et ouverte à toute l'équipe : gérant, techniciens, secrétaire, comptable.
Chaque ligne donne le client, l'appareil, le casier, la date « Depuis » et, avec le module Facturation, le « Solde » : une somme due, « Réglé » ou « Non facturé ». Une pastille grise, ambre à 15 jours et rouge à 30 jours, montre l'ancienneté d'un coup d'œil. En haut, un résumé donne le nombre d'appareils, le plus ancien et le total « à encaisser ». Une facture partagée par plusieurs interventions n'y est comptée qu'une fois.
Deux filtres aident à trier : « Toute ancienneté » (avec « 15 jours ou plus », « 30 jours ou plus » et « 60 jours ou plus ») et « Avec solde à payer ».
Un appareil n'apparaît qu'après un délai, 3 jours par défaut, réglable de 0 à 14 jours dans Paramètres, « Appareils à récupérer ». Le reconditionné, les interventions terrain et les envois postaux n'y figurent pas.
Le tableau de bord et la fiche
La carte « À récupérer » du tableau de bord reprend la même liste : nombre d'appareils, « Le plus ancien », « À encaisser » et un lien « Voir la liste ». Sur la fiche d'une intervention, un repère indique « L'appareil attend son client depuis… », avec les boutons d'action et le reste à régler, dès le premier jour.
Retrouver l'appareil sur l'étagère
La liste affiche le casier de chaque appareil. Si vous cherchez celui d'un casier précis, la recherche par casier le retrouve vite : dans la recherche globale (bascule « Tout / Casier ») ou dans le champ « Casier » de la liste des interventions. Le code (12, A3, Étagère 2) doit correspondre exactement, majuscules et espaces autour ignorés, et seuls les appareils encore au casier remontent.
« Remis au client » : sortir l'appareil de la liste
Quand le client est venu, le bouton « Remis au client » retire l'appareil de la liste. Une fenêtre demande « Remettre l'appareil à… ? » et précise qu'aucune signature n'est demandée à cet endroit.
S'il reste un solde, la fenêtre l'indique et propose « Encaisser le solde ».
Si la remise signée sur tablette est activée, un lien « Faire signer la remise sur la tablette » est proposé (voir l'article sur la remise de l'appareil au client).
Sur grand écran, cochez plusieurs lignes pour les marquer toutes d'un coup.
Une erreur de clic ? Sur la fiche, « Annuler la remise » remet l'appareil dans la liste. Une remise signée sur la tablette, elle, ne s'annule pas.
Rappeler le client à la main : SMS ou email
Le bouton « Rappeler » (« Rappeler le client » sur la fiche) ouvre une fenêtre qui prépare le message. Il est réservé au gérant et à la secrétaire, parce qu'un SMS coûte des crédits.
Choisissez le « Canal d'envoi » : SMS ou email, selon les modules actifs et les coordonnées du client.
Relisez l'« Aperçu du message envoyé », tel qu'il partira, avec le nom du client, l'appareil, votre atelier et vos horaires d'ouverture. Vous pouvez le modifier.
Cliquez sur « Envoyer le SMS » ou « Envoyer l'email ».
Le texte par défaut est un message de service : il dit que l'appareil est prêt (ou que la réparation n'a pas abouti) et qu'il vous attend. Il ne contient ni promotion ni menace, et la fenêtre vous le rappelle si vous le personnalisez. Un canal que le client a refusé est signalé comme indisponible.
Les SMS consomment des crédits
Un SMS décompte des crédits SMS de votre atelier, et un message long peut en consommer plusieurs. L'aperçu indique « Ce message utilise N crédits » et « Crédits SMS restants ». Sans crédit suffisant, la fenêtre vous propose de recharger ou d'envoyer un email. L'offre Pro inclut 20 SMS par mois, Pro+ en inclut 50. L'email, lui, ne consomme aucun crédit.
Noter un appel et suivre l'historique
Vous préférez téléphoner ? « Noter un appel » garde une trace, sans rien envoyer ni consommer de crédit. Ouvert à tous les rôles de l'atelier, il propose des réponses rapides comme « Appelé, pas de réponse » ou « Appelé, message laissé ». La date, l'heure et votre nom s'ajoutent tout seuls.
Chaque rappel et chaque appel se retrouvent sur la fiche, dans la section « Rappels au client », et le dernier apparaît dans la colonne « Dernier rappel » de la liste.
Le rappel automatique : relancer sans y penser
Le rappel automatique est inclus dans les offres Pro et Pro+. Il est désactivé par défaut : c'est vous qui l'activez, dans Paramètres, « Appareils à récupérer », carte « Rappel automatique » (case « Envoyer les rappels automatiquement »). En Starter, la carte est verrouillée et indique combien d'appareils seraient relancés aujourd'hui.
Ce que vous réglez
Deux paliers : « Premier rappel après » et « Second rappel après », en jours depuis la fin de la réparation. Par défaut J+7 et J+21. Le premier va de 1 à 30 jours ; le second doit venir au moins 7 jours après et ne dépasse pas 60.
Le canal : « Email » (le choix par défaut, aucun crédit SMS utilisé), « Email, sinon SMS » ou « SMS » seul.
Le second message reste sobre : il rappelle que l'appareil est toujours disponible, sans « dernier rappel », sans urgence, sans échéance. Un modèle que vous avez personnalisé vaut pour les deux paliers.
Les règles d'envoi, pour ne pas harceler
Les envois partent de 8 h à 20 h, heure de l'atelier, jamais le dimanche ni un jour férié de votre pays (France, Belgique, Luxembourg ou Monaco).
Pas de doublon : si le client a reçu un rappel ou si un appel a été noté depuis moins de 3 jours, le palier est sauté.
Pas de rattrapage : un palier ne part que dans les 3 jours qui suivent son délai. En activant la fonction, vous ne relancez donc pas d'un coup tous les vieux appareils de l'étagère.
Un appareil remis au client ne reçoit rien. Un SMS ne part que si les crédits suffisent.
L'email automatique se termine par une ligne qui dit qu'il s'agit d'un rappel automatique et comment ne plus en recevoir.
L'attestation, et la case sur la fiche client
À l'activation, vous cochez une attestation : vous demandez à SoftRepair d'envoyer ces rappels pour les appareils que vos clients vous ont confiés, vous confirmez que le texte ne contient aucune offre commerciale, que vos clients sont informés de ces notifications et que vous gérez leurs demandes d'arrêt. La date et l'auteur sont conservés, et l'attestation est redemandée si vous changez le canal ou un modèle.
Pour exclure un client, décochez « Rappels automatiques d'appareil à récupérer » sur sa fiche. Les refus de SMS et d'email sont lus à chaque envoi : le client exclu ne reçoit rien, et vous pouvez toujours le relancer à la main.
Questions fréquentes
Le rappel automatique est-il actif dès que je passe en Pro ?
Non. Il est désactivé par défaut et ne démarre qu'après votre activation et l'attestation.
Le client peut-il refuser ces rappels ?
Oui. Il peut refuser les SMS ou les emails, et vous pouvez décocher les rappels automatiques sur sa fiche. Dans les deux cas, plus rien ne part en automatique.
Que se passe-t-il si le client passe entre deux rappels ?
Dès que vous cliquez sur « Remis au client », l'appareil sort de la liste et le second rappel ne part pas. Pensez à marquer la remise le jour même : c'est elle qui arrête les relances.
Pour essayer la liste « À récupérer » et les rappels sur votre propre atelier, SoftRepair s'essaie gratuitement pendant 14 jours.